10.13.06
Inventory Dan Warehouse KPI
Sebenarnya tulisan pertama yang ingin saya keluarkan adalah inventory management, karena inilah yang saya geluti setiap hari. Di dalam inventoy management akan menyinggung masalah System ERP yang digunakan Inco yaitu Ellipse, beserta tools inventory management yang baru saja launching di Inco yaitu inventory optimizer. Tapi karena 2 bulan terakhir, topik yang sedang heboh di inventory dan warehousing adalah KPI, untuk mengetahui seberapa bagusnya inventory dan warehousing Inco, maka saya memutuskan untuk memulai topik KPI terlebih dahulu. Ditambah lagi, module yang sedang saya pelajari Di CIPS adalah measurement performance, mengenai KPI SCM secara umum.
Sekilas tentang inventory dan warehouse
Inventory dalam bahasa indonesia bisa disebut barang persediaan. Barang-barang ini bisa berupa barang mentah, barang setengah jadi, barang jadi dan barang-barang spare part untuk keperluan maintenance. Disini yang akan saya bahas adalah inventory untuk barang-barang maintenance. Walaupun di Inco sendiri inventory tidak terbatas pada barang-barang maintenance, tapi juga management barang mentah untuk produksi nickel matte yang inventorynya tergantung pada kapasitas dan kemampuan produksi pabrik. Sedangkan untuk barang-barang maintenance, managementnya jauh lebih rumit, karena pemakaiannya tidak teratur, dan biasanya dibeli di tempat yang jauh sehingga membutuhkan waktu untuk sampai di gudang (warehouse). Inilah yang menjadikan alasan kenapa barang-barnag harus disimpan di dalam warehouse.
Key Performance Indicator
KPI atau Key Performance Indicator, adalah indikator yang digunakan satu perusahaan untuk mendefinisikan dan mengukur progres kerja. Jika satu perusahaan telah menentukan misinya, dan menentukan tujuannya (goals), diperlukan satu cara untuk melihat progress kerja tersebut. KPI adalah cara pengukuran itu.
KPI merupakan sebuah keharusan bagi satu perusahaan karena jika kita tidak bisa mengukur sesuatu, kita tidak bisa mengontrolnya, dan semua yang tidak bisa dikontrol juga tidak bisa di manage. Jadi KPI harus sesuatu yang bisa terukur, dan bisa merefleksikan kemajuan strategis perusahaan
Syarat KPI adalah :
- Terukur
- Mencerminkan goal perusahaan
- Kunci sukses perusahaan
Sebelum mulai, coba pikirkan KPI yang kamu susun untuk diri sendiri… 
KPI dibikin berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan. KPI sebuah sekolah bisa berupa persentase kelulusan murid-muridnya, atau bisa berupa nilai rata-rata NEM atau STTB. KPI salesman bisa berupa persentase kenaikan penjualan perbulan, atau value penjualannya. KPI procurement bisa berupa persentase item yang pembeliannya sudah di cover oleh kontrak, persentase item yang langsung ditangani vendor, waktu yang dibutuhkan untuk memproses satu permintaan pembelian oleh user, atau persentase supplier yang tepat waktu. Sedangkan KPI yang digunakan Inventory dan warehouseing secara umum adalah Turn Over, service level, dan inventory accuracy. KPI untuk diri sendiri juga tergantung pada tujuan masing-masing individu, misalnya Jumlah tabungan, atau untuk yang mau sehat, kilometer yang ditempuh tiap minggu waktu lari pagi/sore, atau mengurangi jumlah nonton Sinetron dan diganti Baca buku (bisa loooo jadi KPI…)
Berdasarkan judul, saya akan membahas KPI untuk warehouse dan inventory.
3 hal ini adalah pengukuran secara umum yang diperlukan untuk melihat performance inventory dan warehouse sebuah perusahaan.
Mari kita lihat satu persatu :
1. Turn Over.
Perhitungan sederhana turn over stock item tiap bulan adalah =
Jumlah permintaan dalam bulan tsb x 12, dibagi Nilai barang dalam bulan tsb
Turn over mencerminkan cash flow sebuah perusahaan, semakin tinggi turn over, semakin bagus cash flownya.
Contoh sederhana dari perhitungan turn over dan pengaruhnya adalah:
- jika kita asumsikan A mempunyai toko kelontong, A harus mempunyai simpanan barang-barang di tokonya jika dia ingin setiap permintaan bisa terpenuhi. Untuk mengukur turn over toko A, bisa disederhanakan sebagai berikut: jika penjualan total satu jenis buku tulis adalah 12 lusin dalam satu tahun, untuk memenuhi setiap permintaan dalam satu tahun (tidak terjadi kekurangan=stock out), maka A harus memiliki 12 lusin buku dalam satu tahun. Yang bisa dilakukan A adalah (perhitungan periode dimulai dari january):
o Pada bulan january, A membeli 12 lusin buku sekaligus dan menjual 1 lusin setiap bulannya. Jika diasumsikan harga 1 lusin buku adalah 10.000, dan keuntungan A diabaikan, maka pergerakan inventory buku ini adalah:
January: Inventory value = 12×10000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/12=1
February : Inventory Value = 11×100000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/11 = 1.1
Dst- Jika waktu yang dibutuhkan A untuk mengisi kembali persediaan buku tersebut adalah 1 minggu, dan A memutuskan untuk membeli persediaan buku setiap 3 bulan sekali, maka turn over A adalh:
January : inventory value = 3×1000
Permintaan = 1×1000
Turn over = 1×12/3 = 4
Dst
Dengan cara ini, A bisa menyimpan 9×10000 cash yang dia miliki untuk dibelikan barang lain yang dibutuhkan tokonya.
Idealnya adalah, A tidak perlu melakukan penyimpanan satu buku tulis. Dalam arti, jika pembelian buku tulis dilakukan pada tanggal yang sama, A bisa melakukan permintaan pengisian persediaan stock seminggu sebelum tanggal tersebut (lead time pembelian adalah 1 minggu).
Tapi kondisi ideal ini tidak pernah terjadi, yang ada adalah, permintaan akan bervariasi baik waktu maupun jumlahnya. Dengan asumsi jumlah total permintaan dalam setahun tetap 12 lusin, permintaan bisa saja hanya terjadi satu kali dalam setahun dengan quantity 12 lusin sekaligus, atau bisa jadi pada bulan january tidak ada permintaan, february 2 lusin, maret 3 lusin, april tidak ada permintaan, dst.. Dengan kondisi seperti ini, jika A tetap ingin usahanya berjalan tanpa mengecewakan pembeli dengan stock out (kehabisan persediaan saat ada permintaan), maka cara persediaan nomor 1 adalah yang paling ideal, karena setiap permintaan bisa terpenuhi. Tapi kondisi ini tidak bagus untuk kelancaran cash flow, karena value yang tidak bergerak jumlahnya lebih banyak.
2. Kepuasan kostumer sendiri dihitung dengan KPI yang kedua, yaitu Service Level.
- Service Level adalah:
= Jumlah permintaan yang bisa dipenuhi dibagi Jumlah permintaan total x 100%
Dengan mengambil contoh kasus di atas, jika A bisa memenuhi setiap permintaan tanpa delay waktu dan dengan jumlah yang tepat, maka service levelnya adalah 100%. Jika setiap permintaan tidak bisa dipenuhi tepat waktu, maka service level adalah 0%.
Untuk mencapai service level yang tinggi, A harus menyimpan stock barang sebanyak mungkin dalam gudang, akibatnya adalah cash yang mati semakin besar dan turn over akan semakin kecil. Inventory management bertugas menyeimbangkan service level dan turn over ini. menyeimbangkan antara kepuasaan konsumer dengan jumlah finansial yang terikat dalam inventory. Dan untuk perusahaan sebesar Inco, jumlah cash yang terikat dalam inventory mencapai jutaan dollar dalam setahun. Terlebih saat ini, seperti yang diketahui dunia industry, forecasting krisis tyre akan terjadi sampai 5 tahun ke depan, dan kebijakannya adalah menumpuk tyre sebanyak mungkin di gudang, terjadi lonjakan besar-besaran di Inventory value. Menyeimbangkan turn over dan service level bukanlah hal mudah. Kerugian menyimpan inventory bukan hanya dalam segi cash flow, tapi juga biaya penyimpanan inventory itu sendiri. Semakin banyak jumlah barang, semakin banyak peralatan yang diperlukan untuk mengelolanya, semakin banyak pekerja yang digunakan untuk memanage-nya, biaya operasional juga akan semakin besar.
3. KPI yang ketiga yaitu stock Accuracy.
- Stock accuracy adalah persentase ketepatan jumlah barang yang tercatat dengan keadaan sebenarnya di dalam gudang. Ini sangat dipengaruhi oleh ketepatan input barang masuk dan barang keluar. Stock accuracy diketahui melalui stock take, dimana barang-barang dihitung secara manual di gudang dan dihitung berapa loss dan gainnya. Semakin banyak perbedaan antara yang tercatat dengan actual, semakin jelek accuracy inventory.
Perbedaan pencatatan dengan keadaan di lapangan bisa terjadi karena ketidak akuratan input ke system, atau bisa juga karena terjadi pencurian, atau untuk barang-barang kimia cair, bisa terjadi karena penguapan. Dengan jumlah item yang dimiliki Inco sejumlah lebih dari 73 ribu item, item aktif 65 ribu, yang dikelola vendor adalah 25 ribu item sehingga inco sendiri menangani kurang lebih 35 ribu item, kebayang kan susahnya ngatur. Jika yang hilang adalah bolts dan nuts aja, mungkin ga terlalu kerasa, tapi kalo yang hilang motor listrik???
Jadi, rencananya tahun depan Warehouse akan menggunakan RFID untuk menolong Stock Accuracy ini, terutama untuk tracking barang-barang gede dan mahal.
Penulis menerima Kritik dan Saran.
Diambil dari berbagai sumber
syaeful 96 said,
October 13, 2006 at 7:12 am
sudah kerja kok ya masih ngerjain yang susah-susah ya?
Fitria Kurniawan said,
January 12, 2007 at 7:38 am
Ada lagi ga ya mbak?
karena kami menangani berbagai macam jenis spare part pesawat yang jumlah tiap-tiap pesawat. Kebetulan INCO juga menggunakan jasa kami untuk rute MKS – SQR (Makassar – Soroako PP).
Kesulitan kami adalah warehouse kami yang tidak hanya di main base, tetapi tersebar di daerah operasi di seluruh indonesia.
Mohon saran.
Dian said,
February 20, 2007 at 6:39 pm
Puluhan tahun saya bekerja sebagai Materials Man, Warehousing, Materials Engineer, Inventory Control/Controller, Cataloguing, Expediting, Purchasing dll. Apa yang anda presentasikan dalam ‘Inventory Dan Warehousing KPI’ sangat menarik hati saya.
Kebenaran logis dalam tulisan ini sangat tidak terbantah.
Gaya bahasa presentasinya, saya kira, akan mendukung setiap pembaca dengan segera dapat memahami isi tulisan ini. “What is Inventory?”
Do not stop…!
You have a brilliant talent to go with, go…..!
visit http://www.ias722contender.com
telling you others
Frisco said,
March 28, 2007 at 11:33 pm
Mbak Fitri, saya suka sekali membaca artikel mbak khususnya menyangkut masalah inventory ini. Perkenalkan nama saya Frisco, mahasiswa Teknik Industri UNPAR, Bandung. Kebetulan saat ini saya lagi menyusun proposal skripsi mengenai masalah implementasi Six Sigma di warehouse PT Freeport. Nah saya pengen nanya sedikit nih mbak tips untuk melakukan implementasi six sigma ini bagaimana ya? Harus mulai dari mana ya mbak? Terima kasih sebelumnya.
Regards,
Frisco Pratama
PS : Kalo bisa balesnya via email aja ya (langsung ke friscyo@yahoo.com) terima kasih..
willy mawan said,
April 30, 2007 at 9:31 pm
artikel inventory dari ibu sungguh menarik.karena kebetulan saya sedang menggali bahan tentang pengawasan thd inventory yang akan saya terapkan di tempat kerja saya ( industri kertas).
numpang tanya apakah ibu ada menulis artikel tentang tugas dari inventory controller? termasuk jobdesnya.
terima kasih
Widi said,
June 22, 2007 at 8:27 am
Assalamu’alaikum mbak Fitri,
Mbak, boleh diskusi lebih jauh ttg man. inventory gak? Saat ini sy jg bekerja sebagai inventory control di power plant dan bertanggungjawab thd pengelolaan persediaan material MRO. Kami disini jg menggunakan Ellips mbak. Sy berharap bs m’dpt tips & sharing ilmu ttg apa yg mbak terapkan untuk me manage persediaan material MRO di Inco. Klo bisa, mohon langsung bales ke email sy ya mbak. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum,
Widi
As Inventory « JUST AN ORDINARY GIRL said,
July 4, 2007 at 11:34 am
[...] kerja di atas akan terlihat hasilnya dalam Inventory n Warehouse KPI, berupa angka service level dan turn over. Jika salah satu rantai ada yang tidak jalan, maka [...]
Fitria Kurniawan said,
November 5, 2007 at 8:23 am
Assalamu’alaikum. Wr. Wb.
Gimana kabarnya mbak Titin, sudah lama ga komunikasi lagi.
Mbak, kenapa ga buat dan jadi moderator milis INVENTORY aja.
Kan kita bs sama-sama sharing mengenai permasalahan yang dihadapi ditempat masing-masing serta solusi pemecahannya.
Terima kasih.
Wassalam.
rachmad said,
November 27, 2007 at 10:59 pm
Sy secara pribadi sangat membantu dengan informasi yg diberikan, unntuk menambah wawasan sy, palagi sy bergerak dalam tiap harinya mengenai barang-didalam shipyard.
Dan sy ingin menanyakan : 1. apa yg dipersiapkan dalam stockoffname ?
dalam setiap akhir bulan dan bagaimana penataan barang-barang terutama barang spare part ?
thx
akhyar said,
December 1, 2007 at 2:38 am
Assalamualaikum Wr. Wb.
Mbak, boleh diskusi lebih jauh nggak?,
Kebetulan saya menangani warehouse sparepart,
saat ini akan dilakukan pembagian sparepart ke dalam rak-rak tertentu,
mohon saran cara paling baik untuk mengelompokkan sparepart berdasarkan kategori apa ya mbak?
dan ada berapa macam cara pengelompokan yang bisa dipakai?
Thank’s before
Wassalam
PS: Kalau bisa kirim ke email saya a_munst@yahoo.com
Widhi said,
February 3, 2008 at 11:12 pm
Lam Kenal,
Mau share masalah inventory dan KPI warehouse dllnya. Aku sendiri bekerja di bidang jasa pergudangan. kita bergerak segala macam pergudangan.kebetulan aku sendiri pernah menangani Spareparts.
Itu aja dulu untuk pertama.
Widhi
yama said,
February 20, 2008 at 6:08 pm
salam’alaikum mbak fitri,
mau nanya soal KPI itu, kalau di inco apa ngga ada KPI mengenai level inventory ya ? Di tempat kerja saya ada, karena level inventory yang terlalu tinggi dianggap indikasi adanya idle inventory (atau barang yang very very slow moving). Memang kenyataannya ada barang2 yang ngendon lama di gudang sih he he. nah gimana bahasan mengenai idle inventory ini di inco mbak ? ada tips2 ngga untuk mereduksinya ? thanx a lot b4.
Wassalam,
Yama
A.Sayagiri said,
March 5, 2008 at 8:25 pm
hallo , numpang baca ya
kalo sempet,
boleh mampir ke tempat saya di
asayagirilogistics.blogspot.com
asayagiri.blogspot.com
TX,RDS
A.Sayagiri
ilsen said,
May 5, 2008 at 11:29 pm
hello..
mungkin kita bisa buat mailing list ya untuk bahas masalah warehousing
yang ingin tanyakan adalah mengenai turn over,
apakah rumusnya :
=jumlah permintaan dalam bulan tersebut x jumlah pemakaian dalam setahun
kemudian dibagi dengan onhand…..
kepuasan customer adalah service level (available material 100%), dengan time process dari sejak diminta sampe ke tangan user+cooperation
inventory KPI said,
July 24, 2008 at 8:19 pm
Artikel yang sangat bagus.
Punya benchmark nggak seberapa besar Service Level yang Ideal tentunya juga Seberapa kecil rasio turn over yang seharusnya.
Tentunya antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya pasti berbeda, tapi paling tidak ada nggak angka-angka yang ideal ???
Terus bagaimana kaitannya dengan volume stock serta jumlah produksi ?, apakah juga menjadi bahan pertimbangan dalam penentuan service level ?
abi said,
December 17, 2008 at 6:02 am
punya alamat ato referensi sistem warehouse pabrik apalah gitu yang bisa diakses?
Fitria Kurniawan said,
January 8, 2009 at 8:23 pm
Assalamu’alaikum. Wr. Wb.
Biar diskusinya lebih enak dan ada wadahnya, dibuat milis aja deh. Bisa dimoderatori oleh mbak titin atau rekan2 lain. Smoga nanti para jagoan-jagoannya inventory ikut berpartisipasi.
Wassalam.
ngo said,
January 15, 2009 at 8:20 pm
Tks very much for your useful post.
Other sources about KPI, I think also useful
http://www.humanresources.hrvinet.com/human-resources-kpi/
rgs
pipit said,
January 20, 2009 at 10:52 pm
Saya mahasiswa di UGM semester akhir…
rencana seh mau bikin TA ttg KPI warehouse and inventory gt di salah satu CV di solo…
yg mau saya tanyakan tu klo dah ktmu 3 KPI di atas trus nge-link na kmn y?
maksud saya arah pembahasannya kmn gt…
benchmarking sama CV lain atau pembahasan deskriptif mengenai perhitungan KPI????
mohon sarannya…
ps: tlg bgt bls di email aja y… used_tobe_me@yahoo.com
terimakasih
lavayette said,
February 4, 2009 at 10:14 pm
Salam kenal,
saya mahasiswa T. Industri. Sekarang lagi nyusun skripsi tentang level service. yang aku mau tanya:
Kalo kita bahas tentang level service, hal apa yang penting bwt diperhatiin???
Apa pengaruh level service inventory terhadap kegiatan produksi???
Kalo boleh balas di emailku,
d_dph@yahoo.com
makasih sebelumnya.
aku sangat harapkan bantuannya.
wong pwt said,
March 5, 2009 at 8:09 pm
Mba,numpang baca ya mba buat nambah ilmu.
thanks . wassalamualaikum wr wb.
amin husaini said,
April 28, 2009 at 5:16 pm
Assalamualaikum
Wah akhirnya saya temukan juga web mbak, setelah sekian lama mencari artikel mengenai inventori, akhirnya ketemu juga. Terima kasih banyak mbak titin udah nulis ini dan amat sangat berguna buat saya. sekali lagi terima kasih.
wassalamualaikum wr. wb
Azmi Zamani said,
May 26, 2009 at 4:15 pm
Assalamualaikum,
Akhirnya aku bisa menemukan blog mengenai inventori yang diasuh oleh mba fitri.
Saya adalah seorang pemula dibidang ini, saat ini saya bekerja di perusahaan distributor cat tepatnya di kantor pusat, yang memiliki 9 cabang, posisi saya saat ini adalah mengatur semua PO yang masuk dari cabang untuk diteruskan ke Principal, maupun mengontrol stock slowmoving & bad stock.
Untuk itu semua saya masih perlu belajar banyak dari mba Fitri, yang mungkin bisa membantu saya dalam hal tip’s / trick dalam mengatur stock level yang baik (untuk ritel), sebelumnya saya ucapkan terima kasih.
wassalamualaikum wr.wb
Novi said,
August 6, 2009 at 5:47 pm
mba boleh minta id ymnya ? ada yang ingin saya tanyakan lebih lanjut. harap bisa add id saya ya mba.
Ym saya : rhecidevies
Iwan said,
September 30, 2009 at 11:39 am
Aku mau tanya misalnya dalam suatu stock barang di warehouse yang jumlah dan pemakaiannya variatif sekali gimana cara menentukan min & max stocknya terutama yang jumlah pemakaiannya jarang dan itu merupakan barang critical. gmn cara menentukan rumus penentuan min & max stock barang. Tolong variasi jmh & pemakaiannya jg disebutkan. Tolong balas lewat E-Mail saya ….yaaaaaaaa. ok….tks
egha said,
November 4, 2009 at 6:42 am
mba,,saya egha mahasiswa Teknologi Pendidikan UNJ,,
kebetulan sekali saya sedang membahas skripsi tentang Key Performance Indicator,,
tapi saya kebingungan untuk melakukan evaluasi KPI saya,,
apakah mba tahu langkah2 na seperti ap,,?
Oktawidya said,
November 5, 2009 at 11:26 am
salam kenal.
saya mahasiswa TI ITTELKOM…
waktu kerja praktek beberapa bulan yang lalu, saya ditempatkan di bagian warehousing.. dan kemudian saya membuat laporan tentang analisis kinerja berdasarkan KPI pada warehouse tsb….
yang ingin saya tanyakan, yang dimaksud dengan “loss profit” pada warehouse apa yaa?
terimakasih mba…