Seorang inventory bertugas memastikan persediaan item yang diperlukan untuk produksi secara langsung ataupun tidak langsung, tersedia dengan 5 R (Right Quality, Quantity, Price, Time, and Place). Setiap minggu biasanya ada aja item yang harus dikejar agar datang tepat waktu. Mulai dari item yang memang judulnya “Production Stopper” yang artinya bonus akan berkurang kalau item dalam kelompok ini sempat stock out, tapi ada juga item yang harus dikejar karena proyek pembongkaran pabrik atawa Major Shut Down akan segera dimulai, ada juga item yang harus dikejar karena kalau ga ada, maka email dan telepon yang menanyakan barang ini kapan datang tiba-tiba membludak (red:ga penting sih buat produksi tapi penting buat kesejahteraan hidup orang banyak, ^_^), ada juga item yang ga ada hubungan dengan produksi, hanya digunakan oleh segelintir karyawan, tapi “harus” ada. Nah, biasanya ini berhubungan sama management belonging ^_^. Kalopun kriteria di atas lagi damai-damai aja, biasanya aq nyari item yang kayaknya bakal bermasalah next ke depannya.

Apa aja sih yang harus dilakukan kalau emergency request terjadi?
Pertama yang pasti menganalisa dan memastikan kalau itu memang emergency request, dan emergencynya masuk ke kategory yang mana. kemudian memutuskan langkah apa yang harus dilakukan, ini akan melibatkan user, procurement, traffic, Exim, transport, dan warehouse.

Untuk kategory pertama, ini ga bisa diganggu gugat. Barang ini harus segera dikirim ke site, dengan cara apapun. Jika perlu aku terbang buat ngambil dimana barang itu sekarang ada (red : Ngarep mode on, hehehhehe).

Kategory kedua, biasanya barang-barang yang dibutuhkan sudah diminta dari 3 bulan sebelumnya, hanya saja selalu ada emergency request yang diminta dalam 1 bulan-1 minggu sebelum shut down dimulai. kalo ready stock di supplier, ga terlalu ada masalah karena bisa di AirFreight all the way to site, tapi kalo harus di fabrikasi dulu?

Kategory ketiga, di follow up, tapi harusnya item ini diusulkan ke FPA team untuk dijadikan barang under kontrak yang inventory dan warehousenya ditangani oleh supplier.

Kategory keempat, mmmmmmhhhhhh…… istilah yang kita pakai adalah, kalau item ini ga ada, produksi memang ga berhenti, tapi bisa diancam dapat warning. ^_^

Tapi pekerjaan besar dibalik itu adalah, kenapa barang-barang ini bisa berada di kondisi emergency request. Terutama kategory pertama, karena seharusnya safety stock yang dipasang harus cukup untuk mengatasi pemakaian yang tiba-tiba berubah, invest yang sedikit besar di inventory value tidak akan ada artinya dibandingkan lost production yang terjadi.

Ada beberapa penyebab stock out.
Stock out karena parameter minimum maksimum yang salah, berarti tanggung jawab inventory.
Jika permintaan order yang bermasalah ke supplier sehingga supplier terlambat menerima permintaan pembelian, berarti tanggung jawab procurement.
Jika supplier “lupa” mengirim item dan tidak ada yang memfollow up, akan pergi ke expediting area.
Jika transportasi yang terlambat, misalnya barang tersebut dijadwalkan masuk kapal minggu ini tapi ketinggalan dan harus ikut kapal selanjutnya, ini tim traffic yang bertanggung jawab.
Jika barang sudah datang, tapi entah kenapa lupa di receive di system sehingga tetap tercatat incoming, ini pergi ke warehouse bagian receiving.

Tapi dibalik semua itu, inventory mesti memastikan semua hal-hal tersebut tidak terjadi dengan membuat point of control di setiap titik berbahaya dalam rantai Persediaan ini.

Banyak report yang kubuat dan kugunakan sebagai point of control. Diantaranya :

Potensial stock out report, ini report yang berisi data item-item yang terancam stock out, dan harus diambil tindakan sebelum stock out terjadi.

Stock out report, ini report untuk yang sudah stock out, dan dari report ini mesti terlihat kapan barang-barang tersebut akan tiba di site, kalau production stopper, biasanya langsung di airfreight, kalau ga, pakai sea freight biasa saja, sehingga kalau ada user yang bertanya, sudah ada jawabannya

SRO outstanding, ini buat kinerja inventory sendiri

BRO outstanding, untuk melihat apakah setiap permintaan pembelian sudah diorder atau belum

Purchase Order atau PO (PO unauthorised, PO unprinted, PO no acknowledgment), semua ini berada di bawah tanggung jawab purchasing, tapi inventory tetap memastikan tidak ada yang terlambat-Team Procurement

Received offsite, berpedoman ke tanggal due date PO, jika sudah due date, harusnya sudah diterima di forwarder – team traffic

Status in transit, ini sebagai informasi PO akan masuk di jadwal kapal nomor berapa dan tanggal berapa – team traffic

Onsite received, memastikan SOH terisi di system seiring barang tiba di warehouse – warehouse team

Issued outstanding – memastikan setiap permintaan yang stock-nya available dilayani oleh warehouse – warehouse team

Walau masing-masing divisi bertanggung jawab atas performancenya, tapi karena ownership barang stock adalah inventory, team inventory mesti selalu mengintip apakah ada barang production stopper yang nyangkut di report-report tersebut.

Keseluruhan kerja di atas akan terlihat hasilnya dalam Inventory n Warehouse KPI, berupa angka service level dan turn over. Jika salah satu rantai ada yang tidak jalan, maka service level dan turn over tidak akan bisa mencapai target.