Supplier-Buyer Dependency

Kalau berbicara mengenai hubungan antara supplier-buyer… mesti dilihat kekuatan dan ketergantungan satu sama lain, walaupun sifatnya berupa hubungan timbal balik dan tidak bisa dilepaskan. Baik buyer ataupun supplier harus mengetahui posisi dan kekuatan diri sendiri dan pihak lainnya untuk memastikan hubungan yang terjalin berjalan dengan baik dan lancar. Kalau masing-masing pihak telah mengetahui posisi dan kekuatan masing-masing, hubungan keduanya bisa berlanjut ke tingkatan yang lebih dari sekedar penjual dan pembeli, seperti hubungan konsep partnership, cooperation, dan integrasi, bahkan aquisition. Jika satu perusahaan belum mengetahui posisi mereka, kecenderungan yang terjadi adalah ketergantungan pada pihak lain, atau bahkan arogansi yang berlebihan sehingga mengancam kelangsungan perusahaan.

Jika satu perusahaan berada dalam posisi not being dependent, atau berada dalam posisi independence, maka akan memiliki lebih banyak kebebasan memilih dalam melakukan tindakan dan kebijakan untuk mencapai goal atau tujuan, yang jika di persempit dalam konsep penjual pembeli, penjual atau pembeli yang independence  mempunyai keuntungan yang lebih, karena memiliki lebih banyak kebebasan membuat pilihan untuk menentukan jalannya hubungan jual beli, termasuk kekuatan saat melakukan negosiasi. *Garis bawahi memiliki lebih banyak pilihan, karena tidak berarti perusahaan yang independence bisa melakukan apa saja yang diinginkan atau mendikte pihak lain.

Jika satu perusahaan terlalu tergantung pada pihak lainnya, biasanya menghasilkan hasil yang tidak optimal. Walaupun penilaian dependency dan independency juga tidak bisa dilakukan melalui pilihan ya dan tidak, dalam artian tidak semua independency baik, dan tidak semua dependency tidak baik, tapi banyak hal yang harus diperhatikan, termasuk kekuatan pihak lainnya.

Jadi, apa saja faktor yang bisa mempengaruhi dependency suatu perusahaan atau organisasi? Dalam tulisan yang sudah cukup lama, (Determinants of dependence in dyadic buyer-supplier relationship, dan menjadi sumber utama tulisan ini), Gelderman dan Van Weele memberikan model tentatif penyebab ketergantungan suatu organisasi.

1. Nilai transaksi (Financial Magnitude), yang dibandingkan dengan total input yang diperoleh supplier (ketergantungan terhadap buyer) atau total output yang dikeluarkan buyer (ketergantungan terhadap supplier).

 

Lean Six Sigma Logistic

Dapat tugas baca 305 halaman buku dari senior, dengan judul Lean Six Sigma Logistic, dan sampai sekarang tugasnya masih belum selesai dilaksanakan, tapi tetap in progress.. ^_^

But anyway, dari baca daftar isi, kata pengantar, dan bolak-balik beberapa halaman secara sekilas, it’s interesting and nice book to read. Di sela-sela waktu berusaha menyempatkan diri untuk benar-benar membaca, sapa tau ntar kepake buat implementasi proyek di client.

So, tulisan ini menulis ulang bab pertama buku tersebut, dan berhubung bukunya dalam bahasa inggris, jadi tulisan ini jadi campur-campur deh, karena aku banyak copy paste isi buku.

LEAN

Lean adalah “Elimination of waste from all processes”, yang memiliki point utama “Increase speed and flow”. Jika di utilize dengan efektif proses lean bisa menghasilkan “the greatest possible value in the eyes of customers” dan “healthy return for the company”.

Sementara tujuan utama Lean yaitu minimum total cost dalam logistic. Minimum total logistic cost sendiri bisa diperoleh dari

1. Eliminate waste

2. Decrease work in process inventory

3. Decrease process and manufacturing lead times

4. Ultimately increasing supply chain velocity and flow

Waste yang paling sering ditemukan dalam logistic adalah jumlah persediaan yang berlebih, tapi selain masalah inventory, terdapat 6 kriteria waste lain, sehingga ditemukan 7 potensial waste yang sering terjadi di Logistic

 

As Inventory

Seorang inventory bertugas memastikan persediaan item yang diperlukan untuk produksi secara langsung ataupun tidak langsung, tersedia dengan 5 R (Right Quality, Quantity, Price, Time, and Place). Setiap minggu biasanya ada aja item yang harus dikejar agar datang tepat waktu. Mulai dari item yang memang judulnya “Production Stopper” yang artinya bonus akan berkurang kalau item dalam kelompok ini sempat stock out, tapi ada juga item yang harus dikejar karena proyek pembongkaran pabrik atawa Major Shut Down akan segera dimulai, ada juga item yang harus dikejar karena kalau ga ada, maka email dan telepon yang menanyakan barang ini kapan datang tiba-tiba membludak (red:ga penting sih buat produksi tapi penting buat kesejahteraan hidup orang banyak, ^_^), ada juga item yang ga ada hubungan dengan produksi, hanya digunakan oleh segelintir karyawan, tapi “harus” ada. Nah, biasanya ini berhubungan sama management belonging ^_^. Kalopun kriteria di atas lagi damai-damai aja, biasanya aq nyari item yang kayaknya bakal bermasalah next ke depannya.

Apa aja sih yang harus dilakukan kalau emergency request terjadi?
Pertama yang pasti menganalisa dan memastikan kalau itu memang emergency request, dan emergencynya masuk ke kategory yang mana. kemudian memutuskan langkah apa yang harus dilakukan, ini akan melibatkan user, procurement, traffic, Exim, transport, dan warehouse.

Untuk kategory pertama, ini ga bisa diganggu gugat. Barang ini harus segera dikirim ke site, dengan cara apapun. Jika perlu aku terbang buat ngambil dimana barang itu sekarang ada (red : Ngarep mode on, hehehhehe).

Kategory kedua, biasanya barang-barang yang dibutuhkan sudah diminta dari 3 bulan sebelumnya, hanya saja selalu ada emergency request yang diminta dalam 1 bulan-1 minggu sebelum shut down dimulai. kalo ready stock di supplier, ga terlalu ada masalah karena bisa di AirFreight all the way to site, tapi kalo harus di fabrikasi dulu?

Kategory ketiga, di follow up, tapi harusnya item ini diusulkan ke FPA team untuk dijadikan barang under kontrak yang inventory dan warehousenya ditangani oleh supplier.

Kategory keempat, mmmmmmhhhhhh…… istilah yang kita pakai adalah, kalau item ini ga ada, produksi memang ga berhenti, tapi bisa diancam dapat warning. ^_^

Tapi pekerjaan besar dibalik itu adalah, kenapa barang-barang ini bisa berada di kondisi emergency request. Terutama kategory pertama, karena seharusnya safety stock yang dipasang harus cukup untuk mengatasi pemakaian yang tiba-tiba berubah, invest yang sedikit besar di inventory value tidak akan ada artinya dibandingkan lost production yang terjadi.

Ada beberapa penyebab stock out.
Stock out karena parameter minimum maksimum yang salah, berarti tanggung jawab inventory.
Jika permintaan order yang bermasalah ke supplier sehingga supplier terlambat menerima permintaan pembelian, berarti tanggung jawab procurement.
Jika supplier “lupa” mengirim item dan tidak ada yang memfollow up, akan pergi ke expediting area.
Jika transportasi yang terlambat, misalnya barang tersebut dijadwalkan masuk kapal minggu ini tapi ketinggalan dan harus ikut kapal selanjutnya, ini tim traffic yang bertanggung jawab.
Jika barang sudah datang, tapi entah kenapa lupa di receive di system sehingga tetap tercatat incoming, ini pergi ke warehouse bagian receiving.

Tapi dibalik semua itu, inventory mesti memastikan semua hal-hal tersebut tidak terjadi dengan membuat point of control di setiap titik berbahaya dalam rantai Persediaan ini.

Banyak report yang kubuat dan kugunakan sebagai point of control. Diantaranya :

Potensial stock out report, ini report yang berisi data item-item yang terancam stock out, dan harus diambil tindakan sebelum stock out terjadi.

Stock out report, ini report untuk yang sudah stock out, dan dari report ini mesti terlihat kapan barang-barang tersebut akan tiba di site, kalau production stopper, biasanya langsung di airfreight, kalau ga, pakai sea freight biasa saja, sehingga kalau ada user yang bertanya, sudah ada jawabannya

SRO outstanding, ini buat kinerja inventory sendiri

BRO outstanding, untuk melihat apakah setiap permintaan pembelian sudah diorder atau belum

Purchase Order atau PO (PO unauthorised, PO unprinted, PO no acknowledgment), semua ini berada di bawah tanggung jawab purchasing, tapi inventory tetap memastikan tidak ada yang terlambat-Team Procurement

Received offsite, berpedoman ke tanggal due date PO, jika sudah due date, harusnya sudah diterima di forwarder – team traffic

Status in transit, ini sebagai informasi PO akan masuk di jadwal kapal nomor berapa dan tanggal berapa – team traffic

Onsite received, memastikan SOH terisi di system seiring barang tiba di warehouse – warehouse team

Issued outstanding – memastikan setiap permintaan yang stock-nya available dilayani oleh warehouse – warehouse team

Walau masing-masing divisi bertanggung jawab atas performancenya, tapi karena ownership barang stock adalah inventory, team inventory mesti selalu mengintip apakah ada barang production stopper yang nyangkut di report-report tersebut.

Keseluruhan kerja di atas akan terlihat hasilnya dalam Inventory n Warehouse KPI, berupa angka service level dan turn over. Jika salah satu rantai ada yang tidak jalan, maka service level dan turn over tidak akan bisa mencapai target.

 

Inventory Dan Warehouse KPI

Sebenarnya tulisan pertama yang ingin saya keluarkan adalah inventory management, karena inilah yang saya geluti setiap hari. Di dalam inventoy management akan menyinggung masalah System ERP yang digunakan Inco yaitu Ellipse, beserta tools inventory management yang baru saja launching di Inco yaitu inventory optimizer. Tapi karena 2 bulan terakhir, topik yang sedang heboh di inventory dan warehousing adalah KPI, untuk mengetahui seberapa bagusnya inventory dan warehousing Inco, maka saya memutuskan untuk memulai topik KPI terlebih dahulu. Ditambah lagi, module yang sedang saya pelajari Di CIPS adalah measurement performance, mengenai KPI SCM secara umum.

Sekilas tentang inventory dan warehouse
Inventory dalam bahasa indonesia bisa disebut barang persediaan. Barang-barang ini bisa berupa barang mentah, barang setengah jadi, barang jadi dan barang-barang spare part untuk keperluan maintenance.

 

RFID

Sekitar 2 minggu lalu, INCO buka tender pemasangan RFID buat tracking barang-barang di warehouse. Kebetulan, aku yang kerja di inventory dan warehousing menangani tendernya. Pertama kali baca RFID, bingung juga. Nyari-nyari di internet, yang kudapat, RFID adalah bentuk advance dari Barcode. tapi itu belum cukup untuk mulai membuat dokumen tendernya. Untunglah nemu beberapa website yang menjelaskan dengan lebih bagus, dan gila… teknologinya canggih bener. Ga cuma untuk barang, tapi juga untuk manusia dan katanya bisa untuk controlling Flu Burung. Ckckckck….
Inco belum make secanggih ini untuk sekarang, tapi ke depannya bakal diperluas dan ditingkatkan lagi, sukses buat Inco yang denger-denger sih, company pertama yang menggunakan RFID di Indonesia. yang lain masih pakai Barcode… mmmm, ntar enaknya benchmarking kemana ya??? hahahahah

Link tentang RFID
http://en.wikipedia.org/wiki/RFID

Home

kalo mau yang lain, search di google aja, banyak koq. tapi dari wikipedia dah cukup jelas.

 

Obsolescence Program…

Pernah dengar istilah “pack Rats”? ini merupakan kebiasaan untuk tidak membuang barang, walau kadang barang tersebut sudah tidak dipakai lagi, dengan pertimbangan uang yang kita keluarkan saat memperoleh barang itu tidak sedikit jumlahnya. Masalah ini sudah jadi masalah umum kq, dan mungkin tak ada yang merasa kalau ini adalah masalah selama kita masih punya cukup space untuk menyimpan barang tersebut. Tapi pernah berpikir kalau mungkin akan lebih baik jika barang tersebut dikeluarkan/dibuang, karena ga bakal dipakai lagi?
Jika sebuah perusahaan melakukan tindakan ini, dimana stock items yang sudah tidak terpakai lagi (obsolete) dengan berbagai alasan seperti user tidak lagi menggunakan product tersebut, item rusak dalam penyimpanan, dan item telah expired, tetap dipertahankan di warehouse, maka perusahaan harus membuang sejumlah uang untuk biaya menyimpan barang obsolete tersebut. Semakin banyak items yang dimiliki perusahaan, maka akan semakin besar biaya penyimpanannya (holding cost). Yang harus dilakukan perusahaan adalah singkirkan sifat Pack Rats dan buang stock item yang sudah tidak diperlukan lagi walau artinya perusahaan harus kehilangan sejumlah value tertentu (tergantung dari jumlah obsolete stock).
Masih ingin menyimpan barang-barang tidak berguna tersebut? Mungkin setelah membaca biaya-biaya tidak terlihat yang harus dikeluarkan untuk inventory cost dibawah ini, qta akan berubah pikiran
1. Insurance cost, biaya jaminan asuransi yang harus dibayar setiap tahunnya oleh perusahaan tergantung jumlah nilai barang yang disimpan.
2. labor costs atau biaya buruh yang menangani inventory. Logikanya, semakin banyak barang yang diurusin, semakin banyak labor yang dibutuhkan untuk menangani dan semakin besar uang yg harus dikeluarkan. Uang yang dikeluarkan untuk membayar labor untuk mengurus obsolete harus dihilangkan.
3. equipment expenses. Yaitu equipment yang dibutuhkan untuk menangani barang-barang ini, seperti pallet, rak, dan mungkin forklift jika dilakukan pemindahan lokasi item
4. equipment maintenance. Rak dan pallet perlu diganti, sedangkan vehicle perlu service.
5. training costs. Seandainya training yang diadakan gratis, biaya yang harus dilihat adalah biaya selama labor tidah berada di area kerja.
6. insurance premium. Jumlah insurance premium proporsional dengan jumlah inventory yang dimiliki, sehinga kita juga membayar insurance premium untuk barang yang sudah tidak dipakai lagi
7. opportunity costs. Merupakan biaya seandainya space yang digunakan untuk obsolete items digunakan untuk items lain.

Dalam perusahaan mining seperti PT.INCO, dimana items-items yang disimpan sebagian besar adalah untuk maintenance equipment, pengambilan keputusan untuk menentukan barang-barang obsolete sangat complicated. Setiap alat memiliki sifatnya sendiri, setiap part yang menyusun alat tersebut membutuhkan perlakuan tersendiri. Item yang satu tidak bisa diperlakukan sama seperti item yang lain. Sebagai standard pengambilan keputusan, biasanya digunakan berapa lama item tersebut tidak bergerak, dan standard yang biasa digunakan adalah tidak bergerak selama 2 tahun. Tidak bergerak disini maksudnya adalah, part tersebut tidak pernah digunakan sejak dibeli. Item-item ini perlu di review kemabali dengan melihat kemungkinan siapa tahu equipment induknya telah diganti dengan equipment jenis baru, atau bisa juga karena equipmentnya sendiri telah di obsolete terlebih dahulu.
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
– inventory controller menyiapkan list semua item yang tidak aktif dan disebut potensial obsolete.
– List potensial obsolete dikirim ke user untuk di review
– User menentukan item mana yang benar-benar sudah obsolete dan mana yang masih diperlukan
– Proses approval dari internal user dan internal SCM
– Barang-barang obsolete dikeluarkan dari warehouse